2007年10月3日星期三

谈谈个人时间管理

时间管理一直以来都是一个热门话题,时间管理的重要性是不言而喻的。每个身体建康的人所拥有的时间是相近的(这里不考虑意外死亡等特殊情况),因此一个人一生所能创造价值的多少,在能力相近的情况下,很大程度上取决于对时间的管理。如果一个人对于时间的管理十分混乱,那只要学习最基本的时间管理技巧,他就会发现相同的时间内,其工作效率和所创造的价值都要比原来大得多。由于人有惰性,因此人会有用更短的时间来完成需要做的事情的需求。时间管理正是基于这种需求而生的,因此其实每个人不用专门学习时间管理的技巧都会有一种基本的时间管理的概念。

我开始意识到时间管理的重要性时是由于GTD(Getting Things Done)在互联网上掀起的热潮。不过遗憾的是由于缺货,我未曾读过《Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》。因此我对GTD的一些了解主要是通过互联网上的相关文章获得的,可能与原作者的表述会有所偏差。在我看来,GTD更多的提倡的是一种高效时间管理的概念,而GTD的核心时间管理技巧是记录To-Do List(待办事项)。

一切时间管理技巧都是基于时间管理最基本的概念衍生出来的,而这个概念我自己的诠释是将事情的重要程度进行划分。一般的分法是分为以下4类(按重要程度排序):

  1. 重要且短期内需要完成的事情
  2. 重要但不需要在短期内完成的事情
  3. 不重要但需要在短期内完成的事情
  4. 不重要且不需要在短期内完成的事情

一般人即便没有学习过时间管理的技巧,也普遍会将事情按重要程度划分为以下4类,且一般人对于第1、4类的事情的时间调配都是合理的。时间管理的混乱主要产生于对第2、3类事情的时间调配和优先级调配上。我在没有学习时间管理的相关技巧前,对于第2、3类事情经常会出现处理不当,导致我的时间管理极其混乱,总是为了完成每天需要完成的事情而疲于奔命且完成效果不好。混乱产生的主要原因是我经常将第三类事情的优先级别提高到第二类事情之前。但这种做法无疑是十分愚蠢的,虽然我可以保证这些不重要但紧急的事情在期限内做完,但是由于我对处理这些事情倾注了过多的精力,导致许多重要但不紧急的事情因为投放的精力不足,而导致最终的完成效果不好。

但许多人在学习了最基本的时间管理概念后,仍然无法好这两类事情的时间调配。这是因为其虽然知道第二类事情的时间调配时的优先级应该高于第三类事情,但由于第三类事情要求在短期内完成,其为了保证这一点,在实际执行时还是将第三类事情处理的优先级置于第二类事情前。许多人迷惑的地方在于如何处理第三类事情,以使第二类事情拥有足够多的处理时间且第三类事情也能顺利完成。

企业和团队的时间管理技巧中的应对策略大多是,通过将这些事情分配给其他人以降低自己耗费在上面的时间。但对于个人时间管理而言,这个策略并不适用。企业和团队之所以可以在较低的时间成本耗费下,实施这一策略是因为其成员之间的合作关系是已经存在的,该策略能否高效执行很大程度上取决于合作者之间的了解程度和默契程度。而这些都是需要长期处在同一个有合作关系的集体中才能建立的。如果个人要实施这一策略,需要耗费极多的精力来从无到有的建立和维护这一合作关系网络,这样耗费的成本可能比原来还要多。

我在个人时间管理中处理第三类事情的策略是适当放弃某些第三类事项,付出因放弃而带来的较少的损失,以赢得因投放在第二类事情上的时间增加所带来的更高的收益。正如我在专注是一种态度中所记述的,人类历史上创造了最多价值的人普遍都是专注于某一领域的人。人无完人,一个人一生的精力只足够让其在一个领域中达到巅峰造极的地位。且能达到这个地位的只是专注者中的少数,更不用说贪心不足妄图兼顾多个领域的人了。因此,要创造更多的价值就需要付出一定的代价。至于划分事情的重要程度,以及权衡放弃哪些事情的标准则因人而异了。这需要在实践中不断的进行实验和探索才能得出一个较为合理的调配方案。

在简单介绍了我个人的时间管理的核心概念后,我想谈谈进行时间管理的技巧。但我并不准备介绍什么新的技巧,我在进行个人时间管理时的技巧是基于GTD衍生出来的,因此并没有进行多少创新。只是我认为对于GTD的核心时间管理技巧--记录To-Do List(代办事项)不应过度滥用,否则该技巧的作用将大大降低。许多人在记录To-Do List(代办事项)时,试图将所有事情事无巨细地全部记录到To-Do List(代办事项)中。但这么做实际上对于时间管理带来的负面影响远高于其正面效应。

这么做的主要危害在于会使你形成一种为To-Do List(代办事项)增加内容的强迫症,你会不断地在想是否遗漏了什么没有记录在To-Do List(代办事项)中,而一旦想起就想要将其记录进To-Do List(代办事项),不仅使你无法高效地进行工作,而且经常会打断你的工作,并且因为记录To-Do List(代办事项)而耗费了你大量的时间。另一个危害则在于因为记录的事项过多,你必须经常查阅To-Do List(代办事项)以保证不遗漏事项。这也恰恰违反了GTD的初衷。

我在记录To-Do List(代办事项)时会将以下类型的事项排除:

  1. 常规性和周期性的事项
  2. 重要程度不高的且不需要花费多少时间准备的事项
  3. 过于琐碎的事项

To-Do List(代办事项)不是备忘录,我认为其起到的作用更多的只是提醒我已制定好的时间管理规划,在出现一些意外事件时,能迅速地根据事情重要程度重新整理出一个新的时间调配计划的概括。我也没有写备忘录的习惯,但我未曾因此而频繁地因为忘记要做的事情而造成什么损失。一般有较高几率被遗忘的代做事项都是一些不需要花费多少准备工夫的事情,而一般这些事情在即将要做的时候,我都会因身边同样要做这件事情的人的行为而注意到这一点。因此这种事情漏做的可能性不高。

另外一点注意事项是记录To-Do List(代办事项)时要甚记预定完成时间。记录预定完成时间的好处在于可以利用一种无形的因限定时间而产生的压力,使注意力和集中力保持在一个较高的状态,完成事情的效率可以得到一定的提高。但如果经常因为意外时间而无法在预定的时间内完成规划的事情,那这种效果就会逐步递减,最终丧失其所对自己产生的促进效果。因此是否设置预定完成时间,以及制定预订完成时间需要经过一个较为周详的考虑过程后再做出决定。

最后我想谈的一点是,我认为时间管理能起到的效果只是在相同的时间内发挥更高的工作效率,并基于此而创造更高的价值。但时间管理的效果同样会受到个人的极限工作效率的制约,当你发现这已经成为你进行时间管理时的瓶颈时,应该将提高个人能力和工作效率同样规划到时间管理中,将其视作时间管理的一部分内容进行学习和提高。

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11 条评论:

GG 说...

最近一直在看,却不知道怎么评论……

因为看着头晕,实在佩服iwfwcf这么能写~~~

IwfWcf 说...

倒......那么久没评论一评论就是挖苦我......

yoozor 说...

非常之有见地。不过对于To-Do List记录的观点有商榷之余地。
遇到事情,随手记录,然后再用专门的时间统一安排,个人认为是很好的习惯。事无遗漏,所有事情的安排成竹在胸,是件非常愉悦的事情。

IwfWcf 说...

@yoozor 我不否认将所有的事情安排妥当,成足在胸是一件很美妙的事情。但是事实上这有可能做到吗?而且只是遇到事情随手记录有可能做到这一点吗?恐怕这样记录就算忽略一些意外事件,也无法做到将已知的可以预料的全部事件都安排妥当吧?

我之所以反对记录得过细就是为了避免在出现一些意外事件或因自己的疏忽而没有考虑的事件发生时用于调整的成本尽可能地降低。试想如果在出现意外事件,调整时还要被一些无关紧要的事件干扰,那难道不是一个很让人玉门的事情吗?

而且如果需要达到你设想的那种效果,你一天用于调整的次数将会极多,如果只是按你所说的集中管理那新纪录的事件的价值也就无法体现了,注意力和集中力就在这个多次调整的过程中分散了。

当然,这只是我个人在进行操作时的体会,也许你有什么技巧可以避免以上我所说的这些弊端,也有可能是这种方式对于你而言效率更高,正如我在文中所说的,我所介绍的技巧可能仅仅适合与我在某些特质上类似的人,我仅仅是将我的个人体会写出来罢了,欢迎交流。

匿名 说...

洋洋洒洒一堆废话,能真正辨别了重要和非重要的事情的人还用看这些东西啊?

IwfWcf 说...

这是先决条件,大多数人都能够做到,关键不在于此,而在于通过合理的安排来达到最好的执行效果。

匿名 说...

外国期刊上就有一篇Time Management时间管理的大师文章,就跟这个一样,这篇纯粹就是一翻译稿,搞得自己是个大师,好臭屁啊,怎么会有这种虚荣的人到……真是

IwfWcf 说...

可笑,要真是有这篇文章那估计也是你照着我这篇翻译出来的吧?至于GTD这一概念本来就不是我提出的,我引述其中的一些已经被广为接受的观点有何不可,至于你对我的个人观感我管不着,不过我也不在乎无知到你这种程度的人对我的评价

yskin 说...

看完了,感觉是很好的一篇文章,在接触GTD理念和使用GTD工具一段时间后,确实需要回头来考量一下,使用滥用GTD造成的花费在整理To-Do list上的时间过多的问题。

vivian 说...

文章内容不错,只是问题在于没有深入本质。参考《2009年,你如何开口谈加薪?》
http://school.ch.gongchang.com/personnel/wage/2009-02-13/8671.html

IwfWcf 说...

警告一下vivian的,不要再发这种和文章内容无关的纯粹Spam营销式的评论,为了使我的这一评论符合逻辑保留你的这一评论,但下次再看到直接删除